Nuestro software para conferencias muy fácil de utilizar por ser muy intuitivo, a pesar de no haber usado este tipo de producto anteriormente, no experimentará ningún problema. Aquí reproducimos las preguntas y respuestas más frecuentes hechas por nuestros usuarios, para ayudarle a tener la mejor experiencia posible en sus conferencias.

 ¿Como entro a la sala?

1. Una vez que tenga el software instalado en su PC, usted encontrará un icono en su escritorio. Utilizando el botón izquierdo de su ratón haga click para inicial el software. Dependiendo a la versión de Windows que tenga una pantalla de seguridad puede ser que salga. Seleccione "Run" y el software iniciara  y si una nueva versión ha sido encontrada, esta se cargara automáticamente.

2. Antes de entrar a una sala, usted deberá ingresar su información de usuario, normalmente nombre, apellido y país en donde vive (Ej: Juan Pérez - México).

Si esta entrando como invitado, le sugerimos que pregunte de antemano si hay alguna conversión para usar. Por ejemplo, el moderador puede preferir que utilice una G antes de su nombre para identificarse como "guest" o simplemente, identificarse como invitado. 

También notará que existe un campo para seleccionar la sala a entrar. Si no hay nombre alguno esto quiere decir que hay solo una sala principal disponible.

Puede ser que necesite escribir un "password" para entrar a la sala o no, de ser así escriba la clave en el campo indicado.

También puede seleccionar entrar como moderador. Este usualmente es el dueño de la sala. De cualquier forma esta persona pude darle acceso como moderador. En este caso entraría su clave de moderador en el campo designado para ello. Puede haber ocasiones en que la sala se encuentre alquilada.

Una vez que ha ingresado toda la información de usuario, solo haga click en "OK" y entrará a la sala, o puede hacer click en "Cancel" para abandonar el proceso de ingreso a la sala.

Cuando ingresa a una sala por primera vez, notará que esta dividida en varias partes. Cubriremos cada una de las partes en la sección de ayuda. Para el propósito de una idea general a continuación mencionamos las más importantes:

Menu options (Opción de Menú)- En la parte de arriba de la pantalla se encuentran los menús principales, que son utilizados para seleccionar opciones  y configurar las salas. Alguna de estas opciones están solamente disponibles para el moderador de la sala y se verán en color gris.

Work area (Area de Trabajo)- Esta es el espacio donde se despliega la información y se muestra a los participantes que están conectados a la sala. Aquí se cuenta con un Navegador o browser y con un pizarrón o "whiteboard"

Text Chat area (Área de Chat por Texto)- Aquí es donde usted escribe sus mensajes públicos o privados, dependiendo al acceso que el moderador le haya dado.

List of Conferences ( Listado de Conferencias)- Esto muestra las salas disponibles para entrar, a pesar de necesitar acceder estas por claves designadas, las muestra todas.

List of Members (Listado de Miembros)- Este panel muestra los nombres de los participantes que se encuentran en la sala. Si hay moderador en la sala, su nombre se verá en color azul.

Speaker Web Cam (Camara Web del Orador)- Esta ventana muestra las imagen de la webcam de la persona que habla. La facilidad de la webcam puede ser activada o desactivada por el moderador. Generalmente se usa en grupos pequeños donde los participante cuentan con una conexión a Internet de alta velocidad o banda ancha. ¡Muy Pronto!

Audio Controller (Controlador de Volumen) - Este dispositivo le permite ajustar el volumen de audio para el micrófono y los parlantes. Debajo de estos controles se encuentra Incluye el botón "Talk Now."

Status display (Visualizador del Estado)- En esta ventana podrá observar la información sobre su conexión y otros estados de configuración.

¡No puedo escuchar nada! - Revisando su micrófono y parlantes

Cuando un participante en la sala está hablando, se puede observar una imagen con una pequeña bocina al lado izquierdo del nombre de quien habla, al mismo tiempo que su nombre se desplaza a la parte superior de la lista de participantes.

Si observa que lo anterior ocurre y no escucha ningún sonido, verifique la configuración de sus bocinas y la tarjeta de audio de su PC. Es posible revisar estas configuraciones en Windows en el Panel de Control.

Si después de lo anterior continua sin tener audio, salga de la aplicación (haga un "logout") e intente entrar otra vez a la sala ("login"). Es posible que haya tenido una mala conexión momentánea o que la PC haya un "login" parcial. Normalmente saliendo y entrando nuevamente el problema se resuelve.

 ¿Como puedo hablar en una sala utilizando el controlador de audio?

Para hablar o hacer uso de la palabra en la conferencia coloque el puntero del ratón en el botón donde aparece la expresión "Talk Now" en la parte inferior izquierda, mantenga ese botón oprimido mientras habla y suéltelo cuando termine. Para estar seguro que la primera palabra se escuchará completa, hable después de uno o dos segundos de haber oprimido el botón y suéltelo un segundo después de haber terminado. Esto es muy importante en las conexiones lentas a través de una conexión de "Dial Up".

Es recomendable que cuando entre en una sala, intente hacerlo anticipadamente para que pruebe preguntando a los otros participantes si el audio de su micrófono es adecuado y lo escuchan bien.

Ajuste el volumen de su micrófono hacia arriba o abajo dependiendo de la respuesta que obtenga de los otros participantes

 ¿Que sucede si no puedo ver el controlador del audio?

Usualmente, el control de audio aparece en la parte inferior izquierda de la ventana de la sala de conferencia. Si no aparece, busque en la barra de menú "View"  y ahí podrá ver y marcar las opciones que desea que aparezcan en la pantalla. Activando o desactivando las pociones aparecen o no en la pantalla. También es posible minimizar las opciones y reestablecerlas usando la pequeña flecha que se encuentra en cada una de ellas. La "x" a un lado de la flecha hace desaparecer la ventana, pero se puede reestablecer nuevamente desde el mismo menú “View”. A un lado del botón "Talk Now" aparece un pequeño cuadro que sirve para mantener el micrófono conectado. Esta opción la puede habilitar o deshabilitar el moderador.

 ¿Como utilizo el Chat de texto?

El Chat de texto es muy simple de usar y está dividido en tres secciones, la sección donde se ven todos los mensajes, la sección donde se escribe y la sección para enviar mensajes privados que van dirigidos a una sola persona que se escoge de la lista.

Coloque el cursor en el área en blanco de la ventana que dice "Your Messaje", escriba y oprima la casilla "Send".

Se puede ver inmediatamente el mensaje enviado en la ventana principal del "Tex Chat". Cuando otro miembro del grupo responde se verá la respuesta en la misma ventana. La ventana del Chat puede agrandarse y minimizarse, de acuerdo con los requerimientos del usuario en cada conferencia y en ciertos casos es deshabilitado por el moderador.

 ¿Que sucede si no puede ver el área para el Chat de texto?

Vea que esté marcado en el menu de las opciones de "View" y cerciórese de que la ventana está maximizada

 ¿Como funcionan los mensajes privados?

Loe mensajes privados pueden ser habilitados o deshabilitados por el moderador. Si está habilitado, puede hacer click en la flecha y elegir el participante al que desea enviar su mensaje, escriba el mensaje, envíelo,  y solo lo verá la persona que se seleccionó previamente.

Cuando se recibe un mensaje privado, en el área de Chat aparecerá "private message from" y luego el nombre de quien lo envía. Ningún otro  participante podrá ver los mensajes privados excepto a quien le fue enviado uno con esta característica.

 Cuando inicio el HotConference, el boton de"OK" se ve en gris en la caja de "Login Information"! ¿Como me conecto?

Desinstale y vuelva instalar la aplicación (Uninstall and re-install).  Esto sucede cuando HotConference ha hecho cambios para mejorar el software y se requiere una instalación completa desde el; inicio.

 El boton "TALK NOW!" y la area de texto estan en gris! ¿Que sucede?

Simplemente salga de la sala y vuelva a entrar en unos segundos, el sistema buscará una mejor conexión en forma automática.

 ¿Como hago para que otros conecten a mi sala personal?

Desde el HotConference back office, descargue SU versión de HotConference. Este es el software que un usuario requiere para conectarse a SU sala de reuniones. Ponga este software disponible en su Sitio Web o envíelo vía e-mail en formato "zip" para que sus invitados visiten SU sala.

 ¿Que otra cosa debo saber?

Estos son los conocimientos básicos para que usted visite y disfrute de una visita a una sala de conferencias de HotConference y participe sin dificultad en ella.

De cualquier manera aquí hay algunas cosas que debe tomar en cuenta:

Hay muchas características de operación que solo están reservadas para los administradores y puede haber varios moderadores simultáneamente.

Detalles de la conexión del usuario, se pueden ver en la parte inferior de la ventana.

Usted puede seleccionar el modo de Navegador o browser o el del pizarrón blanco o  whiteboard en la la pestaña de la parte superior del área de trabajo. Asegúrese de que está en el navegador o pizarrón blanco donde el moderador trabaja para que siga lo que intenta transmitir.

Por favor respete las formalidades y las reglas de cada sala, en caso contrario puede ser invitado a salir o eventualmente rechazado en forma permanente.

Disfrute su visita !